Las 6 OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR DE FINCAS

las obligaciones del administrador de fincas

Obligaciones del administrador de fincas

Como administradores de fincas en Madrid y abogados especializados en Derecho civil y Ley de Propiedad Horizontal vamos a detallar las obligaciones del administrador de fincas explicando sobre todo el artículo 20 de la LPH, pero también otras atribuciones que no aparecen en ese artículo.

Si lo que quiere es saber  si su administrador está haciendo bien su labor le recomendamos este test para saber las funciones del administrador de fincas.

A) Obligación de cumplimiento de los contratos:

“El administrador de fincas tiene la obligación de velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a sus titulares”:

Bajo este apartado, el artículo 20 de la LPH se refiere a que el administrador de fincas es responsable de los servicios que tenga la finca y de que éstos funcionen correctamente y con arreglo a la legalidad.

Su obligación será la de “estar detrás” velando por que se cumpla el buen funcionamiento de los mismos, por ejemplo el de mantenimiento del ascensor, puerta de garaje, antena,  portería (haciendo las nóminas y los seguros sociales) o el seguro de la finca.

En el caso de que el servicio de limpieza de la finca no funcione bien tendrá que apercibirle y prestar asesoramiento para que el Presidente (éste es el representante de la comunidad) pueda resolver el contrato.

B) Obligación contable:

“Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos”.

El administrador realiza los presupuestos en base a datos reales de gasto que tuvo la finca el año pasado incrementados en el IPC.

C) Obligación de “reparador”:

“El administrador tiene que atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.”

Aquí es importante diferenciar las reparaciones urgentes de las que no lo son:

La ley da la posibilidad de que el administrador mande arreglar directamente un problema de carácter urgente en la finca, y luego tendrá que rendir cuentas al Presidente o en la Junta. Aún así nosotros recomendamos que entregue siempre tres presupuestos al Presidente y que sea éste quien elija, para aumentar la transparencia y la buena gestión.

En el caso de que la reparación no sea urgente pero sí necesaria para el mantenimiento de la finca el administrador no puede mandar a un reparador por su cuenta y riesgo ya que  la ley solo le concede esta facultad cuando se trata de obras urgentes.

D) Obligación de dar cumplimiento a lo acordado en junta, de cobrador y pagador.

“Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes”

Esta obligación del administrador de fincas no necesita explicación añadida.

E) Custodia de la documentación y de secretario en las juntas:

“Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.”

Tampoco requiere ninguna puntualización, salvo el hecho de que actualmente los administradores de fincas están obligados a custodiar la documentación no sensible (facturas, recibos, contratos que no se hayan prorrogado…) por un tiempo máximo de 5 años, que además es el mismo plazo que rige en el Código Civil para las obligaciones contractuales.

Artículo 19.5: “el secretario deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.”

F) Demás atribuciones que se atribuyan por la junta.

Obviamente deben ser atribuciones que conciernan a la comunidad y a sus elementos comunes.

G) Obligación extraordinaria que no viene recogida en el artículo 20:

“La certificación será emitida en el plazo máximo de siete días naturales desde su solicitud por quien ejerza las funciones de secretario, con el visto bueno del presidente”

Nos referimos a la obligación de realizar certificados de corriente de pago para la venta del piso.

¿Todas estas obligaciones del administrador tienen que estar incluidas dentro de su tarifa mensual?

La respuesta fácil a esta pregunta será: depende de lo que se haya contratado con el administrador de fincas. 

Obviamente lo difícil es responder en los casos en los que no se ha pactado nada, o lo mismo sucederá si simplemente se han comprometido a realizar las funciones legales.

En estos casos puede darse la paradoja de que el administrador de fincas cobre por emitir un certificado de corriente de pago para la venta del piso, o cobre extra si se le encarga una función en una junta que sea especialmente costosa como la contratación de una subvención, a pesar de que ambas atribuciones vienen recogidas como obligatorias en el artículo 20 LPH.

Esto se ha discutido mucho por la costumbre de los administradores de cobrar los certificados de deuda, podéis pinchar en este enlace donde se exponen los dos argumentos a favor y en contra. Nosotros somos partidarios de cobrarlo ya que es una responsabilidad añadida del administrador que además se presta a un individuo y que supone una carga añadida de trabajo.

Esto es lo que piensa el Colegio de Administradores de Fincas de Madrid que recomienda cobrarlos a 35 euros, tal y como recoge el artículo de la consumoteca.

Que se cobre por atribuciones en junta que excedan de las funciones habituales del administrador también nos parece completamente legítimo:

El tiempo  y los desplazamientos que requieren la solicitud de una subvención para la comunidad difícilmente puede quedar incluído en unos honorarios que en muchas ocasiones son de 50 euros al mes en comunidades pequeñas, por mucho que sea acordado en una junta. Otra cosa será que se trate de comunidades más grandes y que el administrador decida no cobrar nada por esos trabajos.

En todo caso el administrador deberá siempre aclarar previamente si cobraría algo añadido ya que el cliente ha de estar siempre informado y nosotros además recomendamos no esperar al año para consultar el estado de cuentas sino que es recomendable pedir el informe de cuentas cada mes.

 

 

23 comentarios en “Las 6 OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR DE FINCAS

  • Hola,en mi comunidad hemos puesto ventanas de aluminio con una cerradura central para evitar que las roben,las ventanas traen 24 llaves y necesitamos 48,para que cada vecino tenga la silla,le hemos dicho al administrador que saque las llaves que faltan y las heche en el buzón de cada vecino con una nota explicando sobre la utilización de las llaves,y el administrador ha dicho que el no esta obligado a hacer las llaves,que las tiene que hacer el presidente de la comunidad.me gustaría que alguien me informará si esto es asi,gracias.

    • Buenas tardes Antonia:

      Efectivamente no es obligación del administrador realizar la copia de las llaves. Normalmente las realiza la empresa que se le ha encargado el presupuesto. No obstante, se le puede pagar la gestión al administrador para que las haga.

      Espero haberle ayudado, muchas gracias y un saludo cordial,
      Javier Isaac Espín

    • Buenos días:

      Depende del caso, lo que deben hacer es ayudar a realizar las normas de buena convivencia, pero entre dos vecinos particulares entiendo que no, siempre que sea sobre temas particulares, ya que a los administradores lo que les interesa es la comunidad y no los vecinos en particular.

      Espero haberle ayudado.
      Muchas gracias y un saludo cordial,
      Javier Isaac

  • Buenas tardes! Desde el 1 de junio, llevo luchando con mi administración de finas una reparación… aunque a los pocos días me dijeron que la comunidad se hacía cargo, aún estoy esperando que se repare. Siempre me dan largas, por vacaciones, por que los albañiles tienen otros trabajos… mi pregunta es, hay algún tiempo establecido para que lo solucionen? Puedo reclamarles a ellos algo? Ya han pasado casi 4 meses!

  • Hola, en mi comunidad tenemos una mancomunidad junto con otro bloque, ya que compartimos el garaje. por lo visto la mancomunidad contrató varios servicios como una empresa de limpieza e incluso la propia gestión de la mancomunidad, pero no sólo para los garajes sino para nuestra comunidad también. Ni la empresa de limpieza ni la administración están cumpliendo bien su cometido y queremos cambiar ambas, tenemos obligación de cumplir unos contratos que fueron votados y acordados en reuniones de la mancomunidad y no de nuestra propia comunidad? Gracias.

    • Buenos días Raquel,

      En todo caso vuestra comunidad debe ser tomada en consideración para las decisiones que la afecten. Si la comunidad de viviendas no tiene servicios comunes sois vosotros los únicos que podéis decidir sobre sus proveedores.

      Si quieres ampliar la información puedes llamarnos de 9 a 15 horas en el 912307191, pregunta por Javier.

      Muchas gracias y un saludo cordial,
      Javier I. Espín

  • Hola buenas tardes.-
    Necesito, por favor, me despeje una duda que tengo: el presidente de la comunidad de propietarios, por su cuenta y porque le da la gana, ha hecho pintar las salidas de humo de la cocina del mismo color que la fachada, porque dice que si no se altera la estructura de la fachada. Al pintarse se han quedado pegadas las aletas, se ha tenido que despegar con una espátula y ahora se quedan las aletas arriba cuando enciendo el extractor, con el consiguiente perjuicio que ello ocasiona, ya que pueden entrar roedores y pájaros, como también no hace la función que tiene que hacer porque se tienen que renovar los gases. El presidente me ha amenazado de que si lo vuelvo a poner en blanco y no lo pinto que me atenga a las consecuencias. En la salida de humos, las aletas tienen que subir y bajar como es lo normal, y me dice que no, que tiene que quedarse arriba cuando está encendido el extractor. Necesito por favor que me diga algo al respecto y qué puedo hacer?. El presidente hace lo que le da la gana y los copropietarios no hacen nada, aún estando perjudicados por la decisión que ha tomado este Presidente. Muchas gracias y un cordial saludo.

    • Buenos días,

      Se me ocurre lo siguiente. Primero ha de conseguir algún informe de perito como por ejemplo un arquitecto que le certifique el perjuicio que le ha provocado la medida que se ha tomado. Ese informe lo enviaría por email al presidente o administrador y luego lo llevaría a la junta.

      Por otro lado necesita de los servicios de un abogado para que le asesore y le ayude en la junta (puede ir con él o en su representación).

      El abogado vería el informe y las actas o los estatutos y trataría de que en la próxima junta se aclarase el tema definitivamente.

      Si no quiere encargar un informe también puede hacer usted un esquema con fotos o detallando el perjuicio que le causa. La actuación que le causa perjuicio tiene que estar clara.

      Cualquier duda añadida me puede llamar al 912307191.

      Sin otro particular y agradeciendo su atención reciba un saludo cordial,
      Javier I. Espín

  • Buenas,
    El administrador de mi comunidad no nos pasa por escrito los gastos e ingresos del año.Eso es normal?Legalmente se le puede obligar a que nos lo facilite por escrito.
    Y otra duda, dos portales que se dividieron y constituyeron comunidades independientes si un portal decide cerrar ventanas el otro portal puede negarse o como se dividieron no se puede.
    Gracias por adelantado

    • Buenos días Marta,

      Los gastos e ingresos tiene que presentarlos obligatoriamente en la junta ordinaria, cuando cierra y aprueba las cuentas. Hay administraciones como la nuestra en la que además pasamos informes trimestrales para tener mayor trasparencia pero lo obligatorio es en la junta ordinaria.

      Por otro lado, si las comunidades son completamente independientes y no comparten nada en común pueden hacer las cosas de forma independiente sin contar con el otro portal. Siempre que no contravengan las normas administrativas claro.

      Un saludo cordial y gracias,
      Javier I. Espín,
      912307191

  • Hola, buenas tardes. Desearía que me dieran su opinión respecto a la actuación de nuestro Administrador de fincas. Somos una comunidad de 22 vecinos y desde hace un año nuestro administrador no entrega las actas después de cada reunión sea ordinaria o extraordinaria. La última reunión fue el 30 de mayo de este año 2018 y a día de hoy 7 de diciembre aún no ha entregado el acta correspondiente, a pesar de que era imprescindible por el cambio de Junta, por lo tanto cuando vamos al banco a cambiar las firmas de nuestra cuenta bancaria, nos dicen que necesitan el acta que certifique quién es el Presidente y el Vicepresidente, le hemos llamado encarecidamente al administrador, a su secretaria, hemos puesto correos y wasap y no hemos hallado respuesta. Además, no ha pasado aún los recibos de la comunidad por el banco con lo cual estamos en números rojos. ¿Qué podemos hacer? Gracias por su atención y enhorabuena por su web.

    • Buenas tardes Carmen, y muchas gracias por su comentario.

      Según me comenta, lo mejor que podrían hacer es una junta extraordinaria promovida por el presidente tratando el tema de cambio de administrador.

      En la junta, no hace falta que vaya el administrador, tratan el tema y le cambian por otra administración.

      Luego, le comunican la decisión por incumplimiento contractual, por supuesto no le deberían dar indemnización puesto que no está cumpliendo con su contrato.

      Cualquier duda o cosa en la que le podamos ayudar puede llamarme al 912307191.

      Un saludo cordial y muchas gracias,

      Javier I. Espín,

      Abogado, administrador.

  • Hola, buenas noches.
    Mi pregunta es la siguiente: en mi comunidad de propietarios se está firmado un contrato con un gestor energético y supuestamente se han presentado varios presupuestos pero en ningún momento el administrador nos ha entregado los mismos para poder verlos, en la junta se ha aprobado uno, dando una breve explicación el administrador, podemos reclamar los presupuestos que hayan presentado? Y podemos ver con anterioridad a la firma el contrato aprobado en junta? Muchas gracias

  • Buenas Tardes, quisiera saber si la reunion ordinaria se tiene que pasar Obligatoriamente al año siguiente del año vencido, ya que en mi comunidad todavia No se ha hecho la reunion del 2016, y tampoco se han aprobado cuentas, presupuestos, cambio de junta y demas que compete a dicha junta anual ordinaria.
    Y si el administrador esta faltando a alguna norma , obligacion o demas de sus funciones.
    Gracias anticipadas.

    • Buenos días y muchas gracias por comentar,

      Según la Ley de Propiedad Horizontal:

      Artículo dieciséis.

      1. La Junta de propietarios se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación.

      Por lo tanto, si no se reúne una vez al año estaría incumpliendo ese artículo y puede ser una causa de resolución del contrato, siempre y cuando haya sido por su culpa.

      No siempre es por culpa del administrador ya que la junta la convoca el presidente. Así que tendría usted que hablar con el presidente.

      Muchas gracias y cualquier duda estamos en el 912307191 de 9 a 15 horas.

      Javier

  • Buenos días,
    Le he solicitado a mi administrador un listados de la situación económica de los recibos de cada propietario de mi comunidad y se niega a dármela indicándome que se incumple la ley de protección de datos. ¿es correcto?
    Gracias

  • Buenos días haber si me pueden ayudar .el administrador está obligado a ayudar entre vecinos si tienen problemas de agua uno moja al otro ? O solamente se tiene que preocupar por la comunidad y no pisos / apartamentos ?
    Me parece que debe de haber alguien en medio que se encargue de enviar correos al propietarios que este causando el problema ya dado que el administrador tiene los datos de todos ? Y seguir presionando si no se a actuado en reparar el problema ? O eso lo tiene que hacer los propietarios entre ellos ?
    Para que sirve el Presidente entonces ?

    • Buenos días y gracias por comentar,

      Si tienen ustedes un buen administrador ayudará a los vecinos sin importar si es un problema comunitario o no, puesto que en efecto él tiene los datos de los propietarios.

      Nosotros siempre ayudamos en la medida de nuestras posibilidades.

      Es decir, no existe obligación legal pero sí moral de ayudar.

      Gracias y un saludo cordial,
      Javier Espín

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